Atlassian propose plusieurs solutions pour structurer votre PMO sur mesure.Aujourd’hui, nous allons vous présenter la manière la plus simple et efficace pour vous lancer et gérer vos projets dans l’univers d’Atlassian.Atlassian a construit une solution dédiée à la gestion de projets, adaptée à gérer le travail au quotidien des équipes en mesurant la capacité des ressources, suivi du planning et reporting global.Par la suite nous allons vous présenter les grandes étapes pour structurer votre PMO au sein de Jira.
✈️ Attachez vos ceintures… décollage immédiat!
🛫 Définition de la structure des projets dans Jira
Tout d’abord, la partie importante à définir, et de décider la structure de vos projets dans Jira.Au sein de Jira, on a le choix de créer un ou plusieurs projets.
Exemple 2: je gère une équipe qui a pour mission de lancer des campagnes Marketing et d’organiser des events pour fidéliser nos clients, dans ce cas ça fait du sens d’organiser les deux projets métiers sous un projet Jira.
Gestion des backlogs pour prioriser, planifier et se concentrer, et la gestion des permissions
Dans Jira, la gestion des backlogs est essentielle pour prioriser les projets importants. Elle permet aux équipes de visualiser toutes les tâches en attente, de les classer par ordre de priorité et de planifier les plus critiques en premier. Ceci assure que les ressources sont allouées aux projets les plus impactants.
La planification des sprints dans Jira aide à se concentrer sur des objectifs à court terme. Les équipes peuvent définir des durées de sprint et choisir les tâches du backlog à accomplir, favorisant ainsi une approche itérative et agile de la gestion de projet.
Enfin, la gestion des permissions dans Jira est cruciale pour contrôler l’accès aux informations sensibles. Les administrateurs peuvent configurer qui a le droit de voir, de modifier ou d’ajouter des informations dans le projet, protégeant ainsi les données critiques et assurant que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles du projet.
🍹 Structurer votre processus de travail
On peut personnaliser le processus de travail et l’adapter à notre métier.
Cela se présente sous un schéma spécifique pour chaque type de projets, voici des exemples de schémas de travail.
Schéma exemple pour une équipe de support:
Pour une équipe de support technique utilisant Jira, le processus commence par la création de tickets pour chaque demande d’assistance reçue. Ces tickets sont ensuite priorisés en fonction de leur urgence et de leur complexité. Jira permet de définir des règles pour trier automatiquement les tickets et les assigner aux techniciens en fonction de leur expertise. Ainsi, les problèmes urgents sont traités en priorité, et chaque technicien se voit attribuer des tâches adaptées à ses compétences.
Schéma de travail pour une librairie:
Dans le cas d’une librairie, Jira sert à gérer l’inventaire et à planifier des campagnes promotionnelles. Par exemple, on peut créer des tâches pour le suivi des stocks, la commande de nouveaux livres, ou l’organisation d’événements promotionnels. Chaque tâche peut être assignée à un membre de l’équipe et suivie jusqu’à son achèvement. Jira facilite ainsi la coordination des activités commerciales et marketing, alignant les opérations quotidiennes avec les objectifs stratégiques de la librairie.
💺Planning de Gantt
Jira vous propose un planning de Gantt pour avoir une vue chronologique avec des dépendances entre les tâches, cela vous aidera à visualiser le travail en cours et à respecter les jalons de votre projet, on peut également voir qui est le responsable de chaque travail définit et quand doit être terminé. On peut modifier le planning depuis cette vue en glissant les tâches.
Le planning de Gantt dans Jira est un outil puissant pour la gestion visuelle de projet. Il offre une vue d’ensemble de la chronologie du projet, permettant de voir clairement le début et la fin de chaque tâche. Cette représentation aide à identifier rapidement les chevauchements de tâches et les conflits de ressources potentiels. Si deux tâches importantes sont planifiées simultanément, le planning de Gantt facilite leur réajustement pour éviter les conflits et assurer une utilisation optimale des ressources. De plus, il permet de suivre l’avancement des tâches par rapport aux échéances, aidant les équipes à respecter les délais du projet.
🎛️ Affectation des tâches et des responsabilités
Chaque membre de votre équipe est responsable d’une tâche ce qui permet de responsabiliser l’équipe et de montrer la contribution de chaque membre qui participe au succès de votre projet. Ce qui aide également les chefs de projets de gérer les ressources et résoudre les problèmes en cas de retards
Une tâche dans Jira est représentée par plusieurs éléments le titre, le contenu, la date de fin et le responsable du travail, on peut également ajouter d’autres champs et informations spécifiques liées à votre business.
🛃 Suivi des activités et reporting
La partie reporting de Jira aide à rester connecter et avoir un suivi cross-projet et d’être informé des jalons et du travail effectué/en attente et terminé, cela permet aux responsables de communiquer avec leurs équipes tout en gardant un œil sur les éléments essentiels tels que les ressources, les tâches et les délais.
La vue résumée de Jira Work Management donne un aperçu des activités et des statistiques du projet pour faciliter la création de rapports. Vous pouvez voir un aperçu de haut niveau des progrès, des activités, des priorités et de la charge de travail.
L’utilisation de Jira transforme la gestion de projet en offrant une visibilité accrue sur toutes les phases d’un projet. Les tableaux de bord personnalisables et le suivi en temps réel des tâches permettent aux équipes de rester informées et coordonnées, évitant les redondances et les délais. L’amélioration de l’efficacité découle d’une meilleure planification, d’une allocation des ressources optimisée et d’une communication fluide entre les membres de l’équipe. Pour ceux qui souhaitent découvrir comment Jira peut révolutionner leur gestion de projet, il est conseillé d’explorer ses fonctionnalités ou de nous contacter pour une démonstration adaptée à leur besoins spécifiques.
Au travers de cet article, nous espérons vous avoir donné un premier goût à la gestion de projets dans Jira, vous pouvez construire grâce à la flexibilité de Jira un outil PMO très puissant, adapté à votre société et évolutif.
🛬 Nous vous remercions d’avoir pris place dans ce voyage, à la prochaine 🧑✈️
