🛫 Definizione della struttura dei progetti in Jira
Prima di tutto, è importante definire la struttura dei vostri progetti in Jira.In Jira, si può scegliere di creare uno o più progetti.Esempio 1: gestisco nella mia azienda due progetti indipendenti, uno per seguire l’attività di Marketing e un secondo per seguire l’implementazione di SAP; in questo caso, vi proporremo di creare due progetti diversi in Jira.Esempio 2: gestisco un team il cui compito è lanciare campagne di Marketing e organizzare eventi per fidelizzare i nostri clienti; in questo caso, ha senso organizzare i due progetti di business sotto un progetto Jira.
Gestione dei backlog per priorizzare, pianificare e concentrarsi, e la gestione dei permessi
In Jira, la gestione dei backlog è essenziale per priorizzare i progetti importanti. Consente ai team di visualizzare tutti i compiti in sospeso, di classificarli in ordine di priorità e di pianificare i più critici per primi. Questo assicura che le risorse siano allocate ai progetti più impattanti.
La pianificazione degli sprint in Jira aiuta a concentrarsi su obiettivi a breve termine. I team possono definire la durata degli sprint e scegliere i compiti del backlog da completare, favorendo così un approccio iterativo e agile alla gestione dei progetti.
Infine, la gestione dei permessi in Jira è fondamentale per controllare l’accesso alle informazioni sensibili. Gli amministratori possono configurare chi ha il diritto di vedere, modificare o aggiungere informazioni nel progetto, proteggendo così i dati critici e garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere alle informazioni sensibili del progetto.
🍹 Strutturare il vostro processo di lavoro
È possibile personalizzare il processo di lavoro e adattarlo alla propria attività.
Ciò si presenta sotto uno schema specifico per ogni tipo di progetto; ecco alcuni esempi di schemi di lavoro.
Schema esempio per un team di supporto:
Per un team di supporto tecnico che utilizza Jira, il processo inizia con la creazione di ticket per ogni richiesta di assistenza ricevuta. Questi ticket sono poi prioritizzati in base alla loro urgenza e complessità. Jira permette di definire regole per ordinare automaticamente i ticket e assegnarli ai tecnici in base alla loro esperienza. In questo modo, i problemi urgenti vengono trattati per primi, e ogni tecnico si vede assegnare compiti adatti alle sue competenze.
Schema di lavoro per una libreria:
Nel caso di una libreria, Jira serve a gestire l’inventario e a pianificare campagne promozionali. Ad esempio, si possono creare compiti per il monitoraggio delle scorte, l’ordine di nuovi libri o l’organizzazione di eventi promozionali. Ogni task può essere assegnata a un membro del team e seguita fino al suo completamento. Jira facilita così il coordinamento delle attività commerciali e di marketing, allineando le operazioni quotidiane agli obiettivi strategici della libreria.
💺 Pianificazione di Gantt
Jira propone una pianificazione di Gantt per avere una vista cronologica con dipendenze tra i compiti, ciò vi aiuterà a visualizzare il lavoro in corso e a rispettare le pietre miliari del vostro progetto; si può anche vedere chi è il responsabile di ogni lavoro definito e quando deve essere terminato. È possibile modificare la pianificazione da questa vista spostando (drag-n-drop) le task.
La pianificazione di Gantt in Jira è uno strumento potente per la gestione visiva del progetto. Offre una panoramica della cronologia del progetto, permettendo di vedere chiaramente l’inizio e la fine di ogni compito. Questa rappresentazione aiuta a identificare rapidamente i sovrapposizioni di compiti e i potenziali conflitti di risorse. Se due compiti importanti sono pianificati contemporaneamente, la pianificazione di Gantt facilita il loro riaggiustamento per evitare conflitti e garantire un utilizzo ottimale delle risorse. Inoltre, permette di monitorare l’avanzamento dei compiti rispetto alle scadenze, aiutando i team a rispettare i tempi del progetto.
🎛️ Assegnazione dei compiti e delle responsabilità
Ogni membro del tuo team è responsabile di una task, il che contribuisce a responsabilizzare il team e a dimostrare il contributo di ciascun membro al successo del progetto. Questo aiuta anche i project manager a gestire le risorse e a risolvere i problemi in caso di ritardi.
Una task in Jira è rappresentata da diversi elementi: il titolo, il contenuto, la data di fine e il responsabile del lavoro. È anche possibile aggiungere altri campi e informazioni specifiche legate al vostro business.
🛃 Monitoraggio delle Attività e Reportistica
La funzionalità di reportistica di Jira aiuta a mantenere la connessione e a monitorare i progetti trasversalmente, tenendovi informati sui traguardi raggiunti e sul lavoro completato/in attesa/terminato, permettendo ai responsabili di comunicare con i loro team mantenendo il controllo su elementi chiave come risorse, compiti e scadenze.
La vista riepilogativa di Jira Work Management offre una panoramica delle attività e delle statistiche del progetto per facilitare la creazione di report. È possibile vedere un riassunto ad alto livello dei progressi, delle attività, delle priorità e del carico di lavoro.
L’uso di Jira trasforma la gestione del progetto offrendo una maggiore visibilità su tutte le fasi di un progetto. I dashboard personalizzabili e il monitoraggio in tempo reale delle attività permettono ai team di rimanere informati e coordinati, evitando ridondanze e ritardi. L’aumento dell’efficienza deriva da una migliore pianificazione, un’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse e una comunicazione fluida tra i membri del team. Per chi desidera scoprire come Jira possa rivoluzionare la loro gestione dei progetti, si consiglia di esplorare le sue funzionalità o di contattarci per una dimostrazione personalizzata.
Attraverso questo articolo, speriamo di avervi fornito un assaggio della gestione dei progetti in Jira, che potete costruire grazie alla flessibilità di Jira in uno strumento PMO molto potente, adattato alla vostra azienda e scalabile.
🛬 Vi ringraziamo per aver partecipato a questo viaggio, alla prossima 🧑✈️
